Comme décrit dans l'article sur le traitement du jour de remplacement, ce que l'on appelle un fichier d'importation est nécessaire pour cela. En effet, ce fichier contient les données sur les unités, les étiquettes et l'état du nettoyage, ainsi que toutes les autres informations importantes pour la planification du nettoyage dans LEVIY.

Le plan étape par étape ci-dessous peut être utilisé pour s'assurer que toutes les informations essentielles d'un système de réservation via les États prévus sont finalement intégrées dans LEVIY en tant que planning du remplacement. Cet article suppose que vous utilisez l'outil Excel pour créer un fichier d'importation.


Étapes en dehors de LEVIY

1. Sur le PC, créez un dossier «Plannings» dans le dossier «Documents». Dans ce dossier, vous allez ensuite créer un autre dossier appelé «Export».

2. Placez l'outil «Template.xlsm » dans le dossier Plannings. Attention : si le fichier est déplacé dans un autre dossier, cela peut en affecter le fonctionnement.

3. Ouvrez l'outil et allez dans l'onglet «Liste». Choisissez «Activer le contenu» si Excel affiche un avertissement de sécurité en haut de l'écran.

4. Le cas échéant, supprimez toutes les données figurant dans cet onglet (touche CTRL+A, puis Supprimer).

5. Allez dans l'onglet «Exporter» et supprimez ici aussi toutes les données. (Si l'outil contient 2 onglets «Exporter», supprimez les données dans chacun de ces onglets).

L'outil est maintenant prêt à traiter une nouvelle liste d'état (liste On/Off).

6. Allez dans la nouvelle liste d'état et ouvrez le fichier. Vérifiez que la date après le champ « liste In/Off » correspond à la date du jour de remplacement à venir et adaptez si nécessaire. Avec CTRL + A, sélectionnez toutes les données et copiez-les.

7. Allez maintenant dans l'onglet devenu vide « Liste » de l'outil et utilisez CTRL+V pour coller les données que vous venez de copier. Attention : assurez-vous que la date figure dans la colonne U (ou le numéro de colonne 22).

Maintenant que les données In/Off ont été placées dans l'outil, la liste d'exportation réelle peut être créée. Ces informations seront utilisées plus tard pour fournir à LEVIY des informations.


ATTENTION : la liste In/Off comporte une partie IN et une partie OFF. Ces «blocs» ont un début de colonne et une fin de colonne. «IN» commence, par exemple à la colonne 13 et se termine à la colonne 37, et «OFF» commence à 40 et se termine à 45. Dans l'onglet Variables, vérifiez toujours que ces numéros correspondent à la liste In/Off, sinon il peut y avoir des étiquettes doubles dans les unités.


8. Allez dans l'onglet «Menu» de l'outil et appuyez sur le bouton vert «Créer un fichier d'exportation» À l'aide de ce bouton, l'outil traduit la liste d'état dans le format requis pour LEVIY et place ces informations dans le ou les onglets «Exportation».

S'il y a deux onglets d'exportation, l'outil crée une exportation pour l'unité États et une exportation pour Tâches (notifications).

9. Appuyez sur le bouton rouge «Créer un fichier CSV» dès que la première fenêtre pop-up a disparu. Une fenêtre pop-up apparaîtra et l'outil créera un ou plusieurs fichiers d'exportation, qui seront automatiquement placés dans le dossier «Exportation» créé à l'étape 1 de ce manuel.


Étapes dans LEVIY

Les opérations qui suivent à effectuer dans LEVIY sont décrites à l'article Comment puis-je traiter un nouveau jour de remplacement dans LEVIY ? Ceci garantit que les informations d'occupation peuvent être planifiées dans LEVIY et conduit à des tâches pour les collaborateurs.