Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.


Yes, er gaat een nieuw hotel aan de slag met Leviy! Dit stappenplan helpt je om dit hotel toe te voegen aan Leviy. Volg de onderstaande stappen om het hotel met Leviy te laten werken:


1. Klant, Object & Unit configureren

De basis configuratie in Leviy bestaat uit drie niveaus; klanten, objecten en units.

1. Bij klant voeg je de klantnaam en eventueel referentienummer toe, bijvoorbeeld; Seaviews Hotels
2. Bij object voeg je de (verschillende) locatie(s) toe, bijvoorbeeld Hotel Seaview Zandvoort & Hotel Seaview Bloemendaal. 

3. De units worden bij een hotel ingericht voor hotelkamers en algemene ruimten, zoals de Lobby. De unit categorie van een unit richt je in als type hotelkamer en het deel als etage.

In dit artikel lees je hoe je Klanten, Objecten & Units kunt toevoegen.


Let op
- Om gebruik te maken van Leviy moeten Klant & Object altijd worden geconfigureerd.
Gaat het niet om een hotelketen, maar om één individueel hotel? Dan vul je bij Klant & Object dezelfde naam in, bijvoorbeeld: Klant = Hotel Giethoorn & Object = Hotel Giethoorn
- Zorg er bij de units voor dat alle units een Part hebben. Bij een hotel is dit vaak de etage van het hotel. - Wanneer er een koppeling met een PMS systeem van toepassing is, dan worden de units mogelijk automatisch toegevoegd. Vraag je klantmanager voor meer informatie.

2. Groep aanmaken

Met behulp van een groep kun je in Leviy aangeven welke klanten, objecten en/of units een gebruiker mag zien. Voor een hotel wordt vaak één groep ingericht, waarbij de klant, object en alle units worden gekoppeld, zodat de gebruikers toegang hebben tot alle hotelkamers en ruimten van het hotel.  

In dit artikel lees je hoe je een groep kunt toevoegen.


3. Rollen

De rol van de gebruiker bepaalt welke rechten een gebruiker heeft. Zo heeft een Room Attendant andere rechten in Leviy, dan bijvoorbeeld een Supervisor (Het schoonmaken van een kamer versus het controleren van een kamer). Vaak zijn rollen bij de start met Leviy al ingericht. Mocht je nieuwe of extra rollen nodig hebben, dan lees je in dit artikel hoe je deze rollen kunt beheren.


4. Aan de slag met de modules in Leviy

Om gebruik te maken van de Housekeeping oplossing maak je in ieder geval gebruik van de volgende modules: Housekeeping & Meldingen, Checklisten. Dit wordt vaak gecombineerd met Periodieke Taken en Bestanden. Hieronder vind je alle informatie om met deze modules aan de slag te gaan.


4.1 Inrichting Housekeeping module

1. De Housekeeping module zul je eerst moeten activeren voor alle units van de desbetreffende objecten. In dit artikel lees je hoe je een module activeert.

2. Vul de Check-in, Check-out, start & eindtijden van de schoonmaak van het object in en richt de statussen bij de unit categorie in. In dit artikel lees je hoe je deze basis instellingen configureert.

3. Maak de schoonmaaktaken aan. Bij een hotel zijn dit vaak de volgende taken: Checkout, Stayover & Linenchange. Stap 1 van dit artikel vertelt je hoe je deze taken aanmaakt.

4. Voor de extra's kunnen labels worden aangemaakt. Lees in dit artikel hoe je die kunt toevoegen. 


Let op
Wanneer er een koppeling met een PMS systeem van toepassing is, dan is het belangrijk dat de systeemnamen van de taken overeenkomen met de titel van de taken in het PMS systeem.


4.2 Inrichting Checklist module 

De Supervisor zal gebruik maken van een checklist om de schoonmaak te controleren en de status in Leviy te wijzigen.

1. De checklist module zul je eerst moeten activeren voor alle units van de desbetreffende objecten. In dit artikel lees je hoe je een module activeert.

2. Vervolgens voeg je een checklist toe. In dit artikel lees je hoe je een nieuwe checklist kunt toevoegen of lees hier hoe je een bestaande checklist kunt koppelen aan units.


Let op
Om de checklist in combinatie met de Housekeeping module te gebruiken moeten de subcategorieën van de checklist verborgen zijn. Dit kun je aanpassen in de eigenschappen van de checklist.


4.3 Inrichting Meldingen module 

De meldingen module gebruik je om bijvoorbeeld een technische melding te maken bij een kapotte lamp op de hotelkamer of een gevonden voorwerp te melden. Lees in dit artikel hoe je de verschillende meldingstypes kunt aanmaken en hoe je deze aan de units van het object kunt koppelen. Voor een hotel maken we vaak de volgende types aan: Technisch, Schoonmaak & Gevonden Voorwerpen.


Tip
Het is mogelijk om voorkeuzelabels in meldingen toe te voegen, zodat er bijvoorbeeld bij het aanmaken van een technische melding op 'Lamp Kapot' kan worden geklikt. Vraag je klantmanager voor meer informatie.


4.4 Inrichting Bestanden module

Met de Bestanden module kun je bijvoorbeeld de schoonmaker via een video instructies geven in de werkwijze van schoonmaken of met een foto de schoonmakers tonen hoe ze de amenities in de badkamer moeten plaatsen.
Lees in dit artikel hoe je bestand categorieën toevoegt en in dit artikel hoe je de bestanden toevoegt.


4.5 Inrichting Taakregistraties

Naast de dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden worden er in hotelkamers ook periodieke schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden kunnen in Leviy geregistreerd worden via de periodieke taken module. Lees in dit artikel hoe je periodieke taken kunt configureren.


5. Gebruikers toevoegen

De laatste stap voordat je met Leviy aan de slag kunt is het toevoegen van de gebruikers. Lees in dit artikel hoe je dat doet.

Let op
Wanneer er een koppeling met een PMS systeem van toepassing is, dan zal er ook een API gebruiker moeten worden aangemaakt en doorgegeven worden aan Leviy.

Overige modules

Tijdsregistraties

Wordt er gebruik gemaakt van Tijdsregistratie? Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren en in dit artikel hoe je de tijdsregistratie configureert.


Formulieren

Wil je dat er formulieren kunnen worden ingevuld? Volg dan de stappen in dit artikel om een formulier te koppelen.

DKS module

Moet er een DKS controle worden gelopen? Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren.
Is er een nieuwe DKS nodig? Volg dan de stappen in dit artikel.  Wil je een bestaande DKS koppelen aan dit object? Klik dan hier!


MKS module

Moet er een MKS controle worden gelopen? Volg dan de stappen in dit artikel om een nieuwe MKS aan te maken of deze te koppelen aan dit object.


RQMS module

Maakt deze klant gebruik van de RQMS module? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.