Getting Started | Schoonmaak

Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.

Yes, we mogen een nieuwe klant toevoegen aan Leviy! Dit stappenplan helpt je om deze locatie(s) toe te voegen aan Leviy. Volg de onderstaande stappen om de locatie(s) met Leviy te laten werken:

• 1. Klant, Object & Unit configureren
• 2. Groep aanmaken
• 3. Rollen
• 4. Aan de slag met de modules in Leviy
  • 4.1 Inrichting Kwaliteit
  • DKS module
  • MKS module
  • RQMS module
  • Checklist module
  • 4.2 Inrichting Meldingen
  • 4.3 Inrichting Bestanden module
  • 4.4 Formulieren
  • 4.5 Inrichting Schoonmaakstatussen module
  • 4.6 Inrichting Taakregistraties
  • 4.7 Tijdsregistraties
  • 4.8 Werkprogramma
• 5. Gebruikers toevoegen

1. Klant, Object & Unit configureren

De basis configuratie in Leviy bestaat uit drie niveaus; klanten, objecten en units.

1. Bij klant voeg je de klantnaam en eventueel referentienummer toe, bijvoorbeeld; TopBank Group

2. Bij object voeg je de (verschillende) locatie(s) toe, bijvoorbeeld TopBank Amsterdam & TopBank Den Haag.

3. De units zijn niet verplicht, maar worden voor de schoonmaak vaak ingericht als ruimten van de locatie, zoals Kantoor 001 & Toilet Dames, waarbij de unit categorie het type ruimte is (bureaukamer of sanitair) en het deel de etage of deel van het gebouw is.

In dit artikel lees je hoe je Klanten, Objecten & Units kunt toevoegen.

Let op
Om gebruik te maken van Leviy moeten Klant en Object altijd worden geconfigureerd.
Gaat het niet om een klant met meerdere locaties, maar om één individuele klant? Dan vul je bij Klant en  Object dezelfde naam in, bijvoorbeeld: Klant = Station Meppel en Object = Station Meppel.

2. Groep aanmaken

Met behulp van een groep kun je in Leviy aangeven welke klanten, objecten en/of units een gebruiker mag zien. Voor de schoonmaak wordt er gekozen voor twee werkwijzen:

1. Groep op basis van een rayon; Bij deze groep(en) koppel je de betreffende klanten & objecten en alle units van deze objecten.

2. Groep op basis van een locatie; Bij deze groep(en) koppel je de betreffende klant & object en alle units van dit object. Dit is voor medewerkers die enkel verantwoordelijk zijn voor deze locatie.

In dit artikel lees je hoe je een groep kunt toevoegen.

3. Rollen

De rol van de gebruiker bepaalt welke rechten een gebruiker heeft. Zo heeft een Schoonmaakmedewerker andere rechten in Leviy, dan bijvoorbeeld de Rayonleider. Vaak zijn rollen bij de start met Leviy al ingericht. Mocht je nieuwe of extra rollen nodig hebben, dan lees je in dit artikel hoe je deze rollen kunt beheren.

4. Aan de slag met de modules in Leviy

Om gebruik te maken van de Cleaning oplossing maak je in ieder geval gebruik van de volgende modules: Afhankelijk van de wensen van de klant kies je voor de betreffende module behorend bij kwaliteit, dit is bijvoorbeeld de DKS, MKS, RQMS en/of Checklists. Daarnaast maak je bij de Cleaning oplossing vaak gebruik van Formulieren, Schoonmaakstatussen, Meldingen, Bestanden, Taakregistraties en Tijdsregistraties. Hieronder vind je alle informatie om met deze modules aan de slag te gaan.

4.1 Inrichting Kwaliteit

De basis module voor de schoonmaak is de kwaliteitscontrole, welke via een DKS, MKS, RQMS en/of een Checklist kan worden gelopen. Volg de stappen hieronder om deze modulen op te starten.

DKS module

Wil je aan de slag met de DKS module? Volg dan de stappen in dit artikel om eerst de module te activeren voor de betreffende klanten en objecten.
Is er een nieuwe DKS nodig? Volg dan de stappen in dit artikel.  Wil je een bestaande DKS koppelen aan dit object? Klik dan hier!

Tip
- Zet de module DKS voor alle klanten en objecten aan en koppel de DKS aan alle objecten. Mocht je echt een specifieke DKS per type object willen aanmaken, dan kun je de verschillende objecten per DKS koppelen. Houd hierbij wel rekening dat je bij nieuwe objecten deze altijd handmatig zult moeten toevoegen, aangezien jij de keuze maakt welke DKS van toepassing is. 
- Werk met een geïmporteerde ruimtestaat, zodat de controle altijd op dezelfde ruimten wordt gelopen. Het is ook mogelijk zonder ruimtestaat een DKS te lopen, houd er dan rekening mee dat de gebruiker zelf de ruimte moet benoemen in de app: Toilet heren versus WC mannen versus Toilet mannen. Met het gebruik van de ruimtestaat bespaar je de gebruiker tijd en kun je betere analyses maken. Lees in dit artikel hoe je een ruimtestaat kunt toevoegen. 

MKS module

Is het niet de DKS waar je mee aan de slag gaat, maar de MKS module? Volg dan de stappen in dit artikel om een nieuwe MKS aan te maken of deze te koppelen aan het object.

RQMS module

Maakt deze klant gebruik van de RQMS module? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.

Checklist module

Wil je aan de slag met de checklisten module? Activeer dan de module voor de klanten, objecten en/of units. In dit artikel lees je hoe je de module activeert. Vervolgens kun je de checklist toevoegen. In dit artikel lees je hoe je een nieuwe checklist kunt toevoegen of lees hier hoe je een bestaande checklist kunt koppelen aan de klant, object en/of units.

4.2 Inrichting Meldingen

De meldingen module gebruik je om bijvoorbeeld een technisch mankement of een klacht te melden. Lees in dit artikel hoe je de verschillende meldingstypes kunt aanmaken en hoe je deze aan de units van het object kunt koppelen.

Tip
Het is mogelijk om voorkeuzelabels in meldingen toe te voegen, zodat er bijvoorbeeld bij het aanmaken van een technische melding op 'Lamp Kapot' kan worden geklikt. Vraag je klantmanager voor meer informatie.

4.3 Inrichting Bestanden module

In Bestanden kun je allerlei type bestanden borgen, denk aan; werkinstructiekaarten, veiligheidsbladen, werkprogramma's etc. Lees in dit artikel hoe je bestand categorieën toevoegt en in dit artikel hoe je de bestanden toevoegt.

4.4 Formulieren

Wil je dat er formulieren kunnen worden ingevuld? Volg dan de stappen in dit artikel om een formulier te koppelen.

4.5 Inrichting Schoonmaakstatussen module

Met schoonmaakstatussen kun je de dagelijkse schoonmaak van jouw locatie plannen. De Schoonmaakstatussen module zal je eerst moeten activeren voor alle units van de desbetreffende objecten. In dit artikel lees je hoe je een module activeert. Verder kunnen er ook labels worden aangemaakt. Met labels kun je bijvoorbeeld aangeven welke type schoonmaak moet worden uitgevoerd. Lees in dit artikel hoe je labels kunt toevoegen. 

Tip 
Het is mogelijk om een statusvoorstel bij een checklist in te richten. Bij het verzenden van de checklist met geconstateerde aandachtspunten wordt er dan door Leviy voorgesteld om de status van de unit te wijzigen naar Vuil of juist naar Afgerond als er geen aandachtspunten zijn geconstateerd. Vraag je klantmanager dit voor de checklist te activeren. 

4.6 Inrichting Taakregistraties

Middels de taken module is het mogelijk om als schoonmaker de uitgevoerde taken te registreren. Lees hier alles over onze takenmodule.

4.7 Tijdsregistraties

Met Tijdsregistratie kan een medewerker zich aan en afmelden op een object of unit. Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren en in dit artikel hoe je de tijdsregistratie configureert.

4.8 Werkprogramma

Het werkprogramma biedt een gemakkelijke setup van een digitaal werkprogramma. Het voordeel van het digitaliseren is dat er efficiënter wordt gewerkt en er makkelijker inzichten uit de registraties gehaald kunnen worden in tegenstelling tot het werken op papier. Lees in dit artikel alles over het configureren van het werkprogramma. 

5. Gebruikers toevoegen

De laatste stap voordat je met Leviy aan de slag kunt is het toevoegen van de gebruikers. Lees in dit artikel hoe je dat doet.