Hoe configureer ik een checklist?

Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen

Een checklist configureren heeft veel optionele instellingen. In dit artikel vind je per onderwerp een stappenplan om een checklist te configureren of te wijzigen:

• Checklist definitie
• Koppelingen
• Cijferdefinities
• Categorieën
• Subcategorieën
• Items

Checklist definitie

Volg de onderstaande stappen om een checklist definitie aan te maken:

1. Klik in de menubalk bovenaan op Controles & Formulieren en vervolgens op Checklist definities

2. Kies de checklist die gewijzigd moet worden of maak een nieuwe aan door op Toevoegente klikken

Een checklist kent verschillende opties:

1. Berekeningsmethodes
Bij een ingevulde checklist wordt een eindscore weergegeven, deze wordt berekend op basis van de scores van de categorieën. Geef aan of de scores van de categorieën moeten worden opgeteld of dat er een gemiddelde moet worden berekend.

a. Gemiddelde van categoriescores: Het gemiddelde van de scores per categorie wordt gebruikt als eindscore.

b. Totaal van categoriescores: All scores worden bij elkaar opgeteld.

2. Goedkeurgrens
Bij een ingevulde checklist wordt weergegeven of de eindscore van de checklist Voldoende/Onvoldoende is. De goedkeurgrens is de minimale score om een checklist als voldoende af te ronden.

3. Laagst mogelijke score
Indien het cijfer onder deze grens uitkomt, wordt het getal naar boven afgerond tot deze score.

4. Hoogst mogelijke score
Indien het cijfer boven deze grens uitkomt, wordt het getal naar onder afgerond tot deze score.
5. Aanwezigen
Met aanwezigen kan worden aangegeven of de knop Afronding tijdens het invullen van deze controle in de app moet worden getoond (Ja), aanwezigen verplicht moet worden ingevuld (Verplicht) of om de knop te verbergen (Geen).

6. Rollen
Geef aan welke rollen toegang mogen krijgen tot deze checklist.

Onder de titel heb je ook twee andere opties:

1. Verberg subcategorieen in app en rapportages

Wanneer een checklist loopt in de app zullen de subcategorieen niet worden getoont maar alles onder de hoofdcategorie vallen, dit word dan ook in de rapportages van de gelopen checklisten verborgen.
2. Verberg legenda in de PDF

In de rapportage van de gelopen checklist worden de cijferdefinities en scores niet in een legenda gezet.

Na het aanmaken van een checklist, kun je de koppelingen, cijferdefinities, (sub)categorieën en vragen instellen.

Koppelingen

Hierbij stel je in op welke klant, object en/of units de checklist uitgevoerd kan worden. 

1. Open de checklist definitie en klik in het linkermenu op Koppelingen

2. Geef aan bij welke klanten, objecten of units de checklist uitgevoerd mag worden.

a. Kies je voor klanten, dan koppel je de checklist aan één of meerdere klanten.

b. Kies je voor objecten van klanten, dan koppel je de checklist eenvoudig aan alle objecten van één of meerdere klanten.

c. Kies je voor objecten, dan koppel je de checklist aan één of meerdere objecten.

d. Kies je voor units van objecten, dan koppel je de checklist eenvoudig aan alle units van één of meerdere objecten.

e. Kies je voor units, dan koppel je de checklist aan één of meerdere units.

2. Klik op Opslaan

Cijferdefinities

Bij cijferdefinities stel je in welke antwoorden gekozen kunnen worden. Elke subcategorie kan een ander cijfergroep hebben. Met cijferdefinities bepaal je welke antwoorden bij elkaar horen. Bijvoorbeeld; Groep A: 'Goed', 'Niet goed' en 'Niet van toepassing' en groep B: 'Ja', 'Nee' en 'Niet van toepassing'.

Volg de onderstaande stappen om cijferdefinities in te stellen:

1. Open de checklist definitie en klik in het linkermenu op Cijferdefinities

2. Klik op Cijferdefinities toevoegen

Vul de volgende informatie in:

a. Bij Titel vul je de term in van het antwoord dat je geeft. Bijvoorbeeld: 'Goed'

b. Bij Groep vul je in bij welke antwoordgroep dit antwoord hoort. Alles wat je in dezelfde groep zet, zal dan als verschillende antwoordmogelijkheden bij een vraag worden getoond

c. Bij Kleur kies je de kleur van het antwoord (Bijvoorbeeld de groene kleur voor 'Goed')

d. Bij Afkorting kun je 3 karakters invullen die in de vragenlijst worden getoond (Bijvoorbeeld NVT voor 'Niet van Toepassing')

e. Indien je Heeft cijfer niet aanvinkt, wordt deze niet meegenomen in de berekening van de score (Bijvoorbeeld NVT voor 'Niet van Toepassing')

3. Klik op Opslaan

Belangrijke informatie
Als de titel langer is dan 9 tekens zal in de applicatie de afkorting worden vertoont

Na het aanmaken van de cijferdefinitie kun je beginnen aan de Categorie.

Categorieën

Categorieën kun je gebruiken om vragen per groep van elkaar te onderscheiden. Per categorie kun je ook de wegingsfactor instellen, zodat belangrijke categoriën zwaarder meetellen in de eindscore.

Volg de onderstaande stappen om categorieën in te stellen:

1. Open de checklist definitie en klik op Categorie toevoegen

2. Vul de volgende informatie in:

a. Bij Titel vul je de naam in van de categorie

b. Kies de Berekeningsmethode: geef aan of de scores van de subcategorieën moeten worden opgeteld of dat er een gemiddelde moet worden berekend

c. Je kunt een Icoon kiezen als afbeelding

d. Vul bij Goedkeurgrens de minimale score om de categorie als voldoende aan te merken

e. Vul de Laagst mogelijke score in. Indien de score van de categorie onder deze grens uitkomt, wordt het getal naar boven afgerond tot deze score

f. Vul de Hoogst mogelijke score in. Indien de score van de categorie boven deze grens uitkomt, wordt het getal naar onder afgerond tot deze score

g. Met de Wegingsfactor kun je instellen hoe vaak deze categorie in de eindscore meetelt

3. Klik op Toevoegen

Na het aanmaken van de categorie kun je beginnen aan de Subcategorie.

Subcategorieën

Met subcategorieën kun je de categorie verder opdelen, hier stel je ook de vragen en antwoorden in. 

Volg de onderstaande stappen om subcategorieën in te stellen:

1. Open de checklist definitie en open de Categorie, waarin je de subcategorie wilt toevoegen

2. Vul de volgende informatie in:

a. Bij Titel vul je de naam in van de categorie.

b. Kies de Berekeningsmethode: geef aan of de scores van de items moeten worden opgeteld of dat er een gemiddelde moet worden berekend.

c. Je kunt een Icoon kiezen als afbeelding

d. Bij Standaard cijferdefinitie bepaal je welke antwoordgroep van toepassing en welk antwoord standaard wordt getoond.

e Vul bij Goedkeurgrens de minimale score om de subcategorie als voldoende aan te merken

f. Vul de Laagst mogelijke score in. Indien de score van de categorie onder deze grens uitkomt, wordt het getal naar boven afgerond tot deze score

g. Vul de Hoogst mogelijke score in. Indien de score van de categorie boven deze grens uitkomt, wordt het getal naar onder afgerond tot deze score

h. Met de Wegingsfactor kun je instellen hoe vaak deze subcategorie meetelt in de score van de categorie meetel

4. Klik op Toevoegen

Na het aanmaken van de subcategorie kun je beginnen aan het toevoegen van de vragen.

Tip
Bij het bewerken van een Subcategorieën kan er een kopie worden gemaakt van de desbetreffende Subcategorie om makkelijker en sneller meerdere Subcategorieën te maken met de zelfde waardes.

Items

Volg de onderstaande stappen om vragen, ook wel items genoemd, toe te voegen

1. Open de checklist definitie, de Categorie en de subcategorie waaraan je de items wilt toevoegen

2. Vul de volgende informatie in:

a. Bij Titel vul je de vraag in die je beantwoord wilt hebben

b. Als Omschrijving kun je de vraag toelichten, dit is niet verplicht

Na het invullen van de vragen ben je klaar met het aanmaken van de checklist. De checklisten zullen verschijnen in de Leviy App.