Informations importantes Vous n'arrivez pas à effectuer les étapes ci-dessous ? Vous n'avez peut-être pas le bon rôle ou le bon type d'utilisateur. Veuillez contacter le gestionnaire d'application de votre organisation ou cliquez ici pour en savoir plus sur les rôles et les types d'utilisateurs.
La configuration d'un plan de travail se fait en plusieurs étapes : création du plan de travail, saisie d'une date de début, liaison des unités, puis définition des tâches avec les fréquences appropriées au sein du plan de travail.
Tout d'abord, le programme de travail doit être créé, puis le contenu peut être défini. Il est possible d'effectuer toutes les étapes manuellement, mais il est également possible de créer les programmes de travail et de les lier aux unités par importation. Choisissez ci-dessous si vous voulez l'explication pour les opérations manuelles ou l'explication pour l'option d'importation :
Configurer manuellement
Suivez les étapes ci-dessous - A à D - pour créer manuellement un programme de travail :
A. Création du plan de travail
1. Allez dans le menu principal et sélectionnez Nettoyage
2. Sélectionnez un objet
3. Dans le menu de gauche, cliquez sur Programmes de travail
4. Cliquez sur Ajouter en haut à droite
5. Remplissez le titre du plan de travail
6. Cliquez sur Créer
Vous avez maintenant créé un plan de travail. L'étape suivante consiste à attacher les unités appropriées à ce plan de travail.
Remarque Un plan de travail peut avoir les statuts suivants: - Actif : Un programme de travail est « actif » si sa date de début est aujourd'hui ou avant et sa date de fin est zéro ou dans le futur. - Brouillon : Un programme de travail est considéré comme « brouillon » s'il n'a pas de date de début. - Inactif : Un plan de travail relève de la catégorie « inactif » si sa date de fin est passée.
B. Unités de liaison
7.Cliquez sur l'onglet approprié (Brouillon ou Inactif), puis sur le titre du programme de travail concerné.
8.En regard de Unités liées, cliquez sur Modifier
9.Sélectionnez les unités appropriées auxquelles ce plan de travail s'applique.
10. Cliquez sur Enregistrer
Vous avez maintenant lié le plan de travail créé aux unités. L'étape suivante consiste à faire correspondre les définitions de tâches correctes avec les fréquences de ce plan de travail.
C. Relier les définitions des tâches aux fréquences appropriées
11.Cliquez sur l'onglet approprié (Brouillon ou Inactif), puis sur le titre du programme de travail concerné.
12.En regard de Tâches, cliquez sur Modifier
13.Reliez ensuite les définitions de tâches appropriées sous les rubriques appropriées.
A. Quotidien
- Sélectionnez la bonne définition de tâche
- Sélectionnez les jours de la semaine ; jours de semaine, week-ends ou tous les jours de la semaine
- Sélectionnez une fréquence ; une fois par jour, 2 à 6 fois par jour
- Cliquez sur Ajouter
B. Hebdomadaire
- Sélectionnez la définition de tâche appropriée
- Sélectionnez une fréquence : Hebdomadaire, bihebdomadaire (impair) ou bihebdomadaire (pair)
- Cliquez sur Ajouter
C. Périodique
- Sélectionnez la définition correcte de la tâche
- Sélectionnez une fréquence ; Tous les deux ans, 1x par an, 2x par an, 3x par an, Trimestrielle, 5x par an, Bimensuelle, Mensuelle (une fois par mois), Bihebdomadaire, Hebdomadaire
- Cliquez sur Ajouter
Vous avez maintenant lié les définitions de tâches correctes avec les fréquences à ce plan de travail. Si la configuration est correcte, il ne reste plus qu'à entrer la date de début.
D. Définir la date de début du programme de travail
14. Cliquez sur l'onglet approprié (Brouillon ou Inactif), puis sur le titre du programme de travail concerné.
15. Cliquez sur Définir la date de début à Actif à partir de
16. Saisissez la date de début - et éventuellement la date de fin - du plan de travail concerné.
17. Cliquez sur Enregistrer
Vous avez maintenant créé les plans de travail, vous les avez liés aux unités concernées, vous avez défini leur contenu et vous leur avez donné une date de début. Suivez les étapes ci-dessus - A à D - pour tous les plans de travail requis pour l'objet sélectionné.
Remarque L'heure de planification des tâches est fixée à 3 heures du soir, ce qui signifie que : - Les définitions des tâches quotidiennes apparaissent le jour où elles sont programmées jusqu'au lendemain à 3 heures du matin au maximum, à condition qu'elles soient enregistrées/annulées plus tôt. - Les définitions de tâches hebdomadaires apparaissent du lundi au dimanche jusqu'à ce qu'elles soient enregistrées ou annulées. - Les définitions de tâches bihebdomadaires apparaissent pendant une quinzaine de jours jusqu'à ce qu'elles soient enregistrées ou annulées. - Les définitions de tâches périodiques apparaissent dans l'application à la première heure d'exécution, jusqu'au premier enregistrement. Après cela, elles disparaissent de la liste de travail régulière jusqu'à ce que la tâche soit à nouveau presque due.Pour en savoir plus sur le fonctionnement des définitions de tâches périodiques, cliquez ici.
Remarque - Une fois que la date de début d'un plan de travail est arrivée, il n'est plus possible d'apporter des modifications aux définitions de tâches et aux unités liées dans ce plan de travail. Pour en savoir plus sur la façon dont les modifications peuvent être apportées aux plans de travail, cliquez ici.
Importation
ous voulez aller plus loin ? C'est possible ! Il existe également une fonction d'importation qui permet de créer les horaires de travail et de les relier immédiatement aux unités correspondantes. Cela permet d'éviter les opérations manuelles de création des programmes de travail et de leur liaison avec les unités. Cependant, le remplissage des programmes de travail, qui comprend les définitions des tâches et les fréquences, reste une action manuelle. Suivez les étapes ci-dessous - A à C - pour importer les programmes de travail :
A. Création du programme de travail et liaison avec les unités
1. Allez dans le menu principal et choisissez Nettoyage
2. Sélectionnez un objet
3. Dans le menu de gauche, sélectionnez Plan de travail
4. Choisissez l'onglet Liens et cliquez sur Importer des liens dans le coin supérieur droit.
5. Téléchargez le modèle et remplissez-le avec les données appropriées ;
a. Colonne A avec les numéros d'unité
b. Le(s) titre(s) du(des) programme(s) de travail appartenant aux unités
6. Enregistrez le modèle et revenez à l'onglet d'importation des programmes de travail.
7. Téléchargez le fichier et cliquez sur Télécharger
Vous avez maintenant créé les différents titres des programmes de travail et les avez liés aux unités correspondantes. Vous les trouverez dans la rubrique Concept. L'étape suivante consiste à remplir le plan de travail avec les définitions de tâches et les fréquences correspondantes.
Remarque Un plan de travail peut avoir les statuts suivants: - Actif : Un programme de travail est « actif » si sa date de début est aujourd'hui ou avant et sa date de fin est zéro ou dans le futur. - Brouillon : Un programme de travail est considéré comme « brouillon » s'il n'a pas de date de début. - Inactif : Un plan de travail relève de la catégorie « inactif » si sa date de fin est passée.
B. Relier les définitions des tâches aux fréquences appropriées
8. Cliquez sur l'onglet approprié (Brouillon ou Inactif), puis sur le titre du programme de travail concerné.
9.En regard de Tâches, cliquez sur Modifier
10.Reliez ensuite les définitions de tâches appropriées sous les rubriques appropriées.
A. Quotidien
- Sélectionnez la bonne définition de tâche
- Sélectionnez les jours de la semaine ; jours de semaine, week-ends ou tous les jours de la semaine
- Sélectionnez une fréquence ; une fois par jour, 2 à 6 fois par jour
- Cliquez sur Ajouter
B. Hebdomadaire
- Sélectionnez la définition de tâche appropriée
- Sélectionnez une fréquence : Hebdomadaire, bihebdomadaire (impair) ou bihebdomadaire (pair)
- Cliquez sur Ajouter
C. Périodique
- Sélectionnez la définition correcte de la tâche
- Sélectionnez une fréquence ; Tous les deux ans, 1x par an, 2x par an, 3x par an, Trimestrielle, 5x par an, Bimensuelle, Mensuelle (une fois par mois), Bihebdomadaire, Hebdomadaire
- Cliquez sur Ajouter
Vous avez maintenant lié les définitions de tâches correctes avec les fréquences à ce plan de travail. Si la configuration est correcte, il ne reste plus qu'à entrer la date de début.
D. Définir la date de début du programme de travail
11. Cliquez sur l'onglet approprié (Brouillon ou Inactif), puis sur le titre du programme de travail concerné.
12. Cliquez sur Définir la date de début à Actif à partir de
13. Saisissez la date de début - et éventuellement la date de fin - du plan de travail concerné.
14. Cliquez sur Enregistrer
Vous avez maintenant créé les plans de travail, vous les avez liés aux unités concernées, vous avez défini leur contenu et vous leur avez donné une date de début. Suivez les étapes ci-dessus - A à D - pour tous les plans de travail requis pour l'objet sélectionné.
Remarque L'heure de planification des tâches est fixée à 3 heures du soir, ce qui signifie que : - Les définitions des tâches quotidiennes apparaissent le jour où elles sont programmées jusqu'au lendemain à 3 heures du matin au maximum, à condition qu'elles soient enregistrées/annulées plus tôt. - Les définitions de tâches hebdomadaires apparaissent du lundi au dimanche jusqu'à ce qu'elles soient enregistrées ou annulées. - Les définitions de tâches bihebdomadaires apparaissent pendant une quinzaine de jours jusqu'à ce qu'elles soient enregistrées ou annulées. - Les définitions de tâches périodiques apparaissent dans l'application à la première heure d'exécution, jusqu'au premier enregistrement. Après cela, elles disparaissent de la liste de travail régulière jusqu'à ce que la tâche soit à nouveau presque due.Pour en savoir plus sur le fonctionnement des définitions de tâches périodiques, cliquez ici.
Remarque - Une fois que la date de début d'un plan de travail est arrivée, il n'est plus possible d'apporter des modifications aux définitions de tâches et aux unités liées dans ce plan de travail. Pour en savoir plus sur la façon dont les modifications peuvent être apportées aux plans de travail, cliquez ici.
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