Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.
Yes, we mogen een nieuwe klant toevoegen aan Leviy!
Dit stappenplan helpt je om de basis configuratie voor je nieuwe klant in Leviy aan te maken. Daarnaast lees je over de inrichting van kwaliteitsmeetinstrumenten, meldingen, bestanden, inrichting van schoonmaakstatussen en taken, en het opzetten van werkprogramma's. Volg de onderstaande stappen om je nieuwe klant met Leviy te laten werken.
INHOUDSOPGAVE
1.Basis configuratie
1.1 Klant, Object & Unit configureren
De basis configuratie in Leviy bestaat uit drie niveaus; klanten, objecten en units.
- Bij Klant voeg je de klantnaam en eventueel referentienummer toe, bijvoorbeeld TopBank Group
- Bij Object voeg je de (verschillende) locatie(s) toe, bijvoorbeeld TopBank Amsterdam & TopBank Den Haag.
- De Units zijn niet verplicht, maar worden voor de schoonmaak vaak ingericht als ruimten van de locatie, zoals Kantoor 001 & Toilet Dames, waarbij de unit categorie het type ruimte is (bureaukamer of sanitair) en het deel de etage of deel van het gebouw is.
In dit artikel lees je hoe je Klanten, Objecten & Units kunt toevoegen.
Let op
Om gebruik te maken van Leviy moeten Klant en Object altijd worden geconfigureerd.
Gaat het niet om een klant met meerdere locaties, maar om één individuele klant? Dan vul je bij Klant en Object dezelfde naam in, bijvoorbeeld: Klant = Station Meppel en Object = Station Meppel.1.2. Groep aanmaken
Met behulp van een groep kun je in Leviy aangeven welke klanten, objecten en/of units een gebruiker mag zien. Voor de schoonmaak wordt er gekozen voor twee werkwijzen:
1. Groep op basis van een rayon - Bij deze groep(en) koppel je de betreffende klanten & objecten en alle units
van deze objecten.
2. Groep op basis van een locatie - Bij deze groep(en) koppel je de betreffende klant & object en alle units van dit object. Dit is voor medewerkers die enkel verantwoordelijk zijn voor deze locatie.
In dit artikel lees je hoe je een groep kunt toevoegen.
1.3. Rollen aanmaken/beheren
De rol bepaalt welke rechten een gebruiker heeft en daarmee wat de gebruiker in Leviy mag doen.
Zo heeft een schoonmaakmedewerker andere rechten in Leviy, dan bijvoorbeeld de Rayonleider.
Vaak zijn rollen bij de start met Leviy al ingericht. Mocht je nieuwe of extra rollen nodig hebben, dan lees je in dit artikel hoe je deze rollen kunt beheren.
2. Inrichting van Cleaning
Om gebruik te maken van de oplossing Cleaning maak je in ieder geval gebruik van het onderdeel Kwaliteit en afhankelijk van de wensen van je klant kies je voor een of meedere controles; de DKS controle, MKScontrole, RQMS controle en/of Checklists.
Naast het stukje Kwaliteit maak je bij Cleaning vaak gebruik van Formulieren, Schoonmaakstatussen, Meldingen, Bestanden, Taakregistraties en Tijdsregistraties. Hieronder vind je alle informatie om ermee aan de slag te gaan.
2.1 Kwaliteit
De basis voor Cleaning is de kwaliteitscontrole, welke met behulp van een DKS controle, MKS controle, RQMS controle en/of Checklists kan worden gelopen. Volg de stappen hieronder om deze controles op te starten.
2.1.1 DKS controle
Wil je aan de slag met de DKS controle? Lees dat in dit artikel hoe je een nieuwe DKS definitie aanmaakt.
Wil je een bestaande DKS controle koppelen aan een of meerdere nieuwe objecten? Lees dan hier hoe je een bestaande DKS definitie aanpast.
Tip
- Koppel de DKS definitie aan alle objecten. Mocht je echt een specifieke DKS definitie per type object willen aanmaken, dan kun je de verschillende objecten per DKS defienitie koppelen. Houd hierbij wel rekening dat je bij nieuwe objecten deze altijd handmatig zult moeten toevoegen, aangezien jij de keuze maakt welke DKS definitie van toepassing is.
- Werk met een geïmporteerde ruimtestaat, zodat de controle altijd op dezelfde ruimten wordt gelopen. Het is ook mogelijk zonder ruimtestaat een DKS te lopen, houd er dan rekening mee dat de gebruiker zelf de ruimte moet benoemen in de app: Toilet heren versus WC mannen versus Toilet mannen. Met het gebruik van de ruimtestaat bespaar je de gebruiker tijd en kun je betere analyses maken. Lees in dit artikel hoe je een ruimtestaat kunt toevoegen.
2.1.2 MKS controle
Is het niet de DKS waar je mee aan de slag gaat, maar de MKS controle? Lees dan in dit artikel hoe je een een nieuwe MKS definities aanmaakt en hoe je nieuwe en bestaande objecten koppelt aan je MKS definitie.
2.1.3 RQMS controle
Je hebt de wensen met je klant besproken en je wil gebruik maken van de RQMS controle? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.
2.1.4 Checklists
Wil je aan de slag met Checklists? Lees in dit artikel lees je hoe je een nieuwe Checklist definitie kunt toevoegen.
of lees hier hoe je een bestaande Checklist definitie kunt aanpassen en kunt koppelen aan de klant, object en/of units.
3. Gebruikers toevoegen
De laatste stap voordat je met Leviy aan de slag kunt is het toevoegen van de gebruikers. Lees in dit artikel hoe je dat doet.
Overige modules
Meldingen
Wil je aan de slag met Meldingen? Deze gebruik je om bijvoorbeeld een technisch mankement of een klacht te melden. Lees in dit artikel hoe je de verschillende Meldingstypes kunt aanmaken en hoe je deze aan klant, object en/of units kunt koppelen.
Tip
Het is mogelijk om voorkeuzelabels aan Meldingstypes toe te voegen, zodat er bijvoorbeeld bij het aanmaken van een technische melding op 'Lamp Kapot' kan worden geklikt. Vraag je klantmanager voor meer informatie.
Schoonmaakstatus
Met de Schoonmaakstatus kun je de dagelijkse schoonmaak van jouw locatie plannen. De Schoonmaakstatus zal je eerst moeten activeren voor alle objecten en desbetreffende units. In dit artikel lees je hoe de module activeert. Verder kunnen er ook labels voor de Schoonmaakstatus worden aangemaakt. Met labels kun je bijvoorbeeld aangeven welke type schoonmaak moet worden uitgevoerd. Lees in dit artikel hoe je labels aan een Schoonmaakstatus kunt toevoegen.
Tip
Het is mogelijk om een statusvoorstel bij een Checklist in te richten. Bij het verzenden van de Checklist met geconstateerde aandachtspunten wordt er dan door Leviy voorgesteld om de status van de unit te wijzigen naar Vuil of juist naar Afgerond als er geen aandachtspunten zijn geconstateerd. Vraag je klantmanager dit voor de Checklist te activeren.
Taakregistratie
Wil je taken registreren en plannen? Middels de Taakregistratie is het mogelijk om als schoonmaker de uitgevoerde taken te registreren. Verder kun je taken ook voor objecten en de desbetreffende units plannen. Voordat je een taak kunt registreren of plannen dien je de taken te configureren. Hoe dit doet lees je in dit artikel.
Tijdsregistratie
Wil je aan de slag met Tijdsregistratie? De Tijdsregistratie module zal je eerst moeten activeren voor alle objecten en desbetreffende units. In dit artikel lees je hoe de module activeert. Lees daarna dit artikel voor meer informatie over de verschillende opties en de configuratie. Met behulp van een QR code of NFC tag registreren medewerkers hun aanwezigheid met de App; lees hier hoe je een QR code voor de registratie inricht.
Werkprogramma
Het werkprogramma biedt een gemakkelijke setup van een digitaal werkprogramma. Het voordeel van het digitaliseren is dat er efficiënter wordt gewerkt en er makkelijker inzichten uit de registraties gehaald kunnen worden in tegenstelling tot het werken op papier. Lees in dit artikel alles over het configureren van het werkprogramma.
Bestanden
Wil je informatie voor medewerkers en eventueel ook klanten in Leviy beschikbaar stellen? Dit kun je in Bestanden waar je allerlei type bestanden kunt borgen; denk hierbij aan bijvoorbeeld werkinstructiekaarten, veiligheidsbladen, werkprogramma's etc. Hiervoor dien je eerst een of meerdere bestandscategorieën toe te voegen om vervolgens je bestanden in Leviy op te slaan. Hoe je bestandscategorieën aanmaakt lees je in dit artikel. Lees vervolgens hier hoe je de bestanden aan Leviy toegoegt.
Formulieren
Wil je werken met Formulieren? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.
Wil je dat er Formulieren kunnen worden ingevuld? Volg dan de stappen in dit artikel om een formulier aan klant, object, units en rollen te koppelen.
Was dit artikel nuttig?
Dat is fantastisch!
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Sorry dat we u niet konden helpen
Hartelijk dank voor uw beoordeling
Feedback verzonden
We stellen uw moeite op prijs en zullen proberen het artikel te verbeteren