Getting Started | Leisure

Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.

Yes, er gaat een nieuw vakantiepark aan de slag met Leviy! Dit stappenplan helpt je om dit vakantiepark toe te voegen aan Leviy. Volg de onderstaande stappen om het vakantiepark met Leviy te laten werken:

• 1. Klant, Object & Unit configureren
• 2. Groep aanmaken
• 3. Rollen
• 4. Aan de slag met de modules in Leviy
  • 4.1 Inrichting Schoonmaakstatussen module
  • 4.2 Inrichting Checklist module 
  • 4.3 Inrichting Meldingen & Inventaris
  • 4.4 Inrichting Bestanden module
  • 4.5 Inrichting Taakregistraties
• 5. Gebruikers toevoegen
• Overige modules
  • Tijdsregistraties
  • Formulieren
  • DKS module
  • MKS module
  • RQMS module

1. Klant, Object & Unit configureren

De basis configuratie in Leviy bestaat uit drie niveaus; klanten, objecten en units.

1. Bij klant voeg je de klantnaam en eventueel referentienummer toe, bijvoorbeeld; Luxury resorts

2. Bij object voeg je de (verschillende) locatie(s) toe, bijvoorbeeld Luxury Resort Zandvoort & Luxury Resort Bloemendaal.

3. De units worden bij een vakantiepark ingericht voor vakantiehuizen en algemene ruimten, zoals het restaurant. De unit categorie van een unit richt je in als type bungalow en het deel als het vakantiepark is ingedeeld in verschillende teams/zones.

In dit artikel lees je hoe je Klanten, Objecten & Units kunt toevoegen.

Let op
Om gebruik te maken van Leviy moeten Klant & Object altijd worden geconfigureerd. Gaat het niet om een keten, maar om één individueel vakantiepark? Dan vul je bij Klant & Object dezelfde naam in, bijvoorbeeld: Klant = Vakantiepark Bergen aan Zee & Object = Vakantiepark Bergen aan Zee

2. Groep aanmaken

Met behulp van een groep kun je in Leviy aangeven welke klanten, objecten en/of units een gebruiker mag zien. Voor een vakantiepark worden meerdere groepen ingericht;

1. Alle units; Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en alle units. Dit is voor alle medewerkers die het hele park mogen zien, bijvoorbeeld Objectleider, Housekeeping Manager, Technische Dienst en Receptie.

2. Geen units; Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en selecteer je geen units. Dit is voor alle schoonmaakmedewerkers. Zij zien standaard geen units, behalve als zij op de unitspagina aan een unit worden toegewezen.

3. Eventueel per zone; Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en selecteer je units per zone. Dit is voor de leidinggevende per zone, de zoneleiding.

In dit artikel lees je hoe je een groep kunt toevoegen.

3. Rollen

De rol van de gebruiker bepaalt welke rechten een gebruiker heeft. Zo heeft een Schoonmaakmedewerker andere rechten in Leviy, dan bijvoorbeeld de Zoneleiding (Het schoonmaken van een bungalow versus het controleren van een bungalow). Vaak zijn rollen bij de start met Leviy al ingericht. Mocht je nieuwe of extra rollen nodig hebben, dan lees je in dit artikel hoe je deze rollen kunt beheren.

4. Aan de slag met de modules in Leviy

Om gebruik te maken van de Leisure oplossing maak je in ieder geval gebruik van de volgende modules: Schoonmaakstatussen, Meldingen & Checklisten. Dit wordt vaak gecombineerd met Periodieke Taken en Bestanden. Hieronder vind je alle informatie om met deze modules aan de slag te gaan.

4.1 Inrichting Schoonmaakstatussen module

De Schoonmaakstatussen module zul je eerst moeten activeren voor alle units van de desbetreffende objecten. In dit artikel lees je hoe je een module activeert. Verder zullen er labels moeten worden aangemaakt, zoals 2 Bedlinnen, Aankomst en Vertrek. Lees in dit artikel hoe je die kunt toevoegen. 

4.2 Inrichting Checklist module 

De Zoneleiding zal gebruik maken van een checklist om de schoonmaak te controleren en de status in Leviy te wijzigen.

1. De checklist module zul je eerst moeten activeren voor alle units van de desbetreffende objecten. In dit artikel lees je hoe je een module activeert.

2. Vervolgens voeg je een checklist toe. In dit artikel lees je hoe je een nieuwe checklist kunt toevoegen of lees hier hoe je een bestaande checklist kunt koppelen aan units.

Tip 
Het is mogelijk om een statusvoorstel bij een checklist in te richten. Bij het verzenden van de checklist met geconstateerde aandachtspunten wordt er dan door Leviy voorgesteld om de status van de unit te wijzigen naar Vuil of juist naar Afgerond als er geen aandachtspunten zijn geconstateerd. Vraag je klantmanager dit voor de checklist te activeren. 

4.3 Inrichting Meldingen & Inventaris

- De meldingen module gebruik je om bijvoorbeeld een technische melding te maken bij een kapotte lamp in de bungalow of een gevonden voorwerp te melden. Lees in dit artikel hoe je de verschillende meldingstypes kunt aanmaken en hoe je deze aan de units van het object kunt koppelen. Voor een vakantiepark maken we vaak de volgende types aan: Technisch, Schoonmaak, Gevonden Voorwerpen & Inventaris (systeemnaam inventory).

- De meldingen module gebruik je ook om inventarismeldingen te maken. Wanneer je het meldingstype met de systeemnaam inventory aanmaakt, dan kun je gebruik maken van de inventarislijst. Lees in dit artikel hoe je vervolgens de inventarisitems en aantallen toevoegt aan Leviy.

Tip
Het is mogelijk om voorkeuzelabels in meldingen toe te voegen, zodat er bijvoorbeeld bij het aanmaken van een technische melding op 'Lamp Kapot' kan worden geklikt. Vraag je klantmanager voor meer informatie.

4.4 Inrichting Bestanden module

Met de Bestanden module kun je bijvoorbeeld de schoonmaker via een video instructies geven in de werkwijze van schoonmaken of met een foto de schoonmakers laten zien hoe de keukenkastjes standaard zijn ingedeeld.
Lees in dit artikel hoe je bestand categorieën toevoegt en in dit artikel hoe je de bestanden toevoegt.

4.5 Inrichting Taakregistraties

Naast de dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden worden er in de bungalows ook periodieke schoonmaakwerkzaamheden uitgevoerd. Deze werkzaamheden kunnen in Leviy geregistreerd worden via de periodieke taken module. Lees in dit artikel hoe je periodieke taken kunt configureren.

5. Gebruikers toevoegen

De laatste stap voordat je met Leviy aan de slag kunt is het toevoegen van de gebruikers. Lees in dit artikel hoe je dat doet

Overige modules

Tijdsregistraties

Wordt er gebruik gemaakt van Tijdsregistratie? Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren en in dit artikel hoe je de tijdsregistratie configureert.

Formulieren

Wil je dat er formulieren kunnen worden ingevuld? Volg dan de stappen in dit artikel om een formulier te koppelen.

DKS module

Moet er een DKS controle worden gelopen? Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren.
Is er een nieuwe DKS nodig? Volg dan de stappen in dit artikel.  Wil je een bestaande DKS koppelen aan dit object? Klik dan hier!

MKS module

Moet er een MKS controle worden gelopen? Volg dan de stappen in dit artikel om een nieuwe MKS aan te maken of deze te koppelen aan dit object.

RQMS module

Maakt deze klant gebruik van de RQMS module? Vraag dan je klantmanager voor meer informatie.