Belangrijke informatie
Lukt het je niet om onderstaande stappen uit te voeren? Wellicht heb je niet de juiste rol of gebruikerstype. Neem contact op met de Applicatiebeheerder van jouw organisatie of klik hier om meer over rollen & gebruikerstypes te lezen.


Yes, er gaat een nieuwe locatie in de gezondheidszorg aan de slag met Leviy! Dit stappenplan helpt je om deze locatie toe te voegen aan Leviy. Volg de onderstaande stappen om de nieuwe locatie met Leviy te laten werken:


1. Klant, Object & Unit configureren

De basis configuratie in Leviy bestaat uit drie niveaus; klanten, objecten en units.

1. Bij klant voeg je de klantnaam en eventueel referentienummer toe, bijvoorbeeld; Medical Centre Group

2. Bij object voeg je de (verschillende) locatie(s) toe, bijvoorbeeld Medical Centre Amsterdam & Medical Centre Den Haag.

3. De units worden bij een gezondheidszorg locatie ingericht voor kamers en algemene ruimten, zoals het restaurant. De unit categorie van een unit richt je in als type kamer en het deel kan een etage of afdeling zijn.


In dit artikel lees je hoe je Klanten, Objecten & Units kunt toevoegen.


Let op
Om gebruik te maken van Leviy moeten Klant & Object altijd worden geconfigureerd. Gaat het niet om een keten, maar om één individuele locatie? Dan vul je bij Klant & Object dezelfde naam in, bijvoorbeeld: Klant = Verpleeghuis Haarlem & Object = Verpleeghuis Haarlem.

2. Groep aanmaken

Met behulp van een groep kun je in Leviy aangeven welke klanten, objecten en/of units een gebruiker mag zien. Je kunt meerdere groepen inrichten:

1. Alle units; Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en alle units. 

2. Eventueel per afdeling; Mag een medewerker niet alle units zien? Dan kun je een groep aanmaken bijvoorbeeld per afdeling. Bij deze groep koppel je de betreffende klant & object en selecteer je units van de afdeling.

In dit artikel lees je hoe je een groep kunt toevoegen.


3. Rollen

De rol van de gebruiker bepaalt welke rechten een gebruiker heeft. Zo heeft een Schoonmaakmedewerker andere rechten in Leviy, dan bijvoorbeeld de Controleur (Het schoonmaken van een ruimte versus het lopen van een controle). Vaak zijn rollen bij de start met Leviy al ingericht. Mocht je nieuwe of extra rollen nodig hebben, dan lees je in dit artikel hoe je deze rollen kunt beheren.


4. Aan de slag met de modules in Leviy

Om aan de slag te gaan met Leviy in een ziekenhuis kun je met een heleboel modulen van Leviy aan de slag. Onderstaand vind je per module hoe je dit kunt inrichten.

4.1 Kwaliteit

Er zijn verschillende modulen (DKS, MKS & RQMS) in Leviy om de kwaliteit te controleren op een object. De DKS module is de meestgebruikte module in Nederland. Lees onderstaand hoe je deze modulen kunt inrichten.

DKS module

Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren. Is er een nieuwe DKS nodig? Volg dan de stappen in dit artikel.  Wil je een bestaande DKS koppelen aan dit object? Klik dan hier!


Tip
- Zet de module DKS voor alle klanten en objecten aan en koppel de DKS aan alle objecten. Mocht je echt een specifieke DKS per type object willen aanmaken, dan kun je de verschillende objecten per DKS koppelen. Houd hierbij wel rekening dat je bij nieuwe objecten deze altijd handmatig zult moeten toevoegen, aangezien jij de keuze maakt welke DKS van toepassing is.
- Werk met een geïmporteerde ruimtestaat, zodat de controle altijd op dezelfde ruimten wordt gelopen. Het is ook mogelijk zonder ruimtestaat een DKS te lopen, houd er dan rekening mee dat de gebruiker zelf de ruimte moet benoemen in de app: Toilet heren versus WC mannen versus Toilet mannen. Met het gebruik van de ruimtestaat bespaar je de gebruiker tijd en kun je betere analyses maken. Lees in dit artikel hoe je een ruimtestaat kunt toevoegen. 


MKS module

Wil je juist aan de slag met de MKS module? Volg dan de stappen in dit artikel om een nieuwe MKS aan te maken of deze te koppelen aan dit object.


RQMS module

Vraag voor het gebruik van de RQMS module de klantmanager voor meer informatie.


Checklist module 

De checklisten module kan op een heleboel manieren worden ingezet in een ziekenhuis, denk hierbij aan Hygienechecks, legionella controles, afvalcontroles en HACCP. Volg de onderstaande stappen om aan de slag te gaan met de Checklist module:

1. De checklist module zul je eerst moeten activeren voor het desbetreffende object en/of de units. In dit artikel lees je hoe je een module activeert.

2. Vervolgens voeg je een checklist toe. In dit artikel lees je hoe je een nieuwe checklist kunt toevoegen of lees hier hoe je een bestaande checklist kunt koppelen aan units.


4.2 Inrichting Schoonmaakstatussen module

Voor de dagelijkse schoonmaak van de kamers en de bedden wordt gebruik gemaakt van de Schoonmaakstatus module. De Schoonmaakstatussen module zul je eerst moeten activeren voor alle units van de desbetreffende units. In dit artikel lees je hoe je een module activeert. Verder zullen er labels moeten worden aangemaakt, met labels kun je aangeven naar welk hygieneniveau er moet worden schoongemaakt. Lees in dit artikel hoe je die kunt toevoegen. 


Tip 
Het is mogelijk om een statusvoorstel bij een checklist in te richten. Bij het verzenden van de checklist met geconstateerde aandachtspunten wordt er dan door Leviy voorgesteld om de status van de unit te wijzigen naar Vuil of juist naar Afgerond als er geen aandachtspunten zijn geconstateerd. Vraag je klantmanager dit voor de checklist te activeren. 


4.3 Inrichting Meldingen

De meldingen module gebruik je om bijvoorbeeld een technische melding te maken bij een kapotte lamp in een ruimte te melden. Lees in dit artikel hoe je de verschillende meldingstypes kunt aanmaken en hoe je deze aan de units van het object kunt koppelen. Voor een ziekenhuis maken we vaak de volgende types aan: Calamiteiten, schoonmaak, technisch, beddengoed/linnen.


Tip
Het is mogelijk om voorkeuzelabels in meldingen toe te voegen, zodat er bijvoorbeeld bij het aanmaken van een technische melding op 'Lamp Kapot' kan worden geklikt. Vraag je klantmanager voor meer informatie.


4.4 Inrichting Bestanden module

Met de Bestanden module kun je bijvoorbeeld de schoonmaker via een video instructies geven in de werkwijze van schoonmaken of de reinigingsprotocollen in een PDF tonen.
Lees in dit artikel hoe je bestand categorieën toevoegt en in dit artikel hoe je de bestanden toevoegt.


4.5 Inrichting Taakregistraties

Naast de dagelijkse schoonmaakwerkzaamheden kunnen er ook periodieke taken worden uitgevoerd, denk hierbij aan het registeren van taken op bedden en rollend materieel. Deze werkzaamheden kunnen in Leviy geregistreerd worden via de periodieke taken module. Lees in dit artikel hoe je taken kunt configureren.


5. Gebruikers toevoegen

De laatste stap voordat je met Leviy aan de slag kunt is het toevoegen van de gebruikers. Lees in dit artikel hoe je dat doet


Overige modules

Tijdsregistraties

Wordt er gebruik gemaakt van Tijdsregistratie? Volg dan de stappen in dit artikel om deze module te activeren en in dit artikel hoe je de tijdsregistratie configureert.


Formulieren

Wil je dat er formulieren kunnen worden ingevuld? Volg dan de stappen in dit artikel om een formulier te koppelen.